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Die Organisation als System

The best way we have found for understanding how an organization functions is to see it as an adaptive system. This view ... maintains that every organization operates as a processing system, which converts inputs (such as resources and customer orders) into outputs (products and services) that it provides to its customers. The organization continuously adapts in order to maintain equilibrium with its environment, which includes its market, its competition, its resource pool, and the socio-economic context in which it functions".
[Rummler, Geary A., "Improving Performance: how to manage the white space on the organization chart", Jossey-Bass Inc, 1995, ISBN: 0-7879-0090-7, S. 32]

Jede Organisation ist ein System. Systeme können zwecks Analyse auf Ebenen dargestellt und betrachtet werden. Die Organisation als System ist als eine Gruppe von Menschen zu sehen, die in Räumen mit den passenden Werkzeugen (Ressourcen) eine Aufgabe erledigen. Bestehend aus Menschen, die koordiniert miteinander arbeiten sollen, ist jede Organisation notwendigerweise ein dynamisches System. Sie wird von einem dichten Netz gegenseitiger Kommunikation zwischen allen Teilnehmern geprägt. Um sie zu verstehen und zu steuern, brauchen wir eine Darstellungsform, die beschreibt, wer mit wem etwas tut.

In der Darstellung oben wird die Organisation auf 5 Abstraktionsebenen umfassend dargestellt: die Organisation in ihrer Umgebung (Systemebene),die statische Organisationsstruktur (Ordnungsebene ), die Prozesse (Prozessebene), die innerhalb dieser Struktur ablaufen, die handelnden Mitarbeiter in ihrer Rollen in den Gruppen (Aktionsebene), die die Prozesse ausführen und die konkrete Organisation (Ressourcenebene) - bestehend aus konkreten Menschen und Ressourcen.

Auf der abstraktesten Ebene, der Systemebene, wird die Organisation in ihrer Umwelt dargestellt. Auf der Systemebene ist die Organisation nur ein Name, ein Corporate Image. Sie besteht aus Ideen: Konzepte und Geschichte, die die Organisation als Ganzes betreffen. Die Systemebene ist aber auch die Persönlichkeit, der Corporate Identity der Organisation, teils von ihrer Mitglieder internalisiert. Die Organisation wird auf den anderen Ebenen vollständig gestaltet, beschrieben und betrieben. Eine erste Perspektive der Organisation, der wir auf der Systemebene einen Namen gegeben haben, wird auf der Ordnungsebene formuliert.

Die Ordnungsebene ist eine Beschreibung des statischen Aufbaus der Organisation (Niederlassungen, Ämter, Geschäftsbereiche, Abteilungen ...). Sie liegt meistens in der Form eines Organigramms vor, das die Hierarchie innerhalb der Organisation festschreibt. Aber zusätzlich zu dieser Struktur wird hier auch die Ziele der Organisation zusammen mit den Regeln und Rahmenbedingungen festgelegt, die sämtliche Prozesse, Rollen und Beziehungen strukturieren. Hier werden Organisationseinheiten definiert, die bestimmte Teile der Aktivitäten der Organisation bündeln. So werden i.d.R. Unterorganisationen innerhalb der Hauptorganisation geschaffen, die sich Aufgabenbereichen wie Marketing, Personal, Buchhaltung usw. widmen. Ihre Funktion ist es, so zu wirken, dass die Organisation stabil und produktiv bleibt, d.h. erfolgreich im Sinne der selbstgesetzten Zielen. Diese Wirkungsweise wird auf der Prozessebene beschrieben.

Auf der Prozessebene werden sämtlicher Arbeitsabläufe dargestellt. Dies sind die Ausführung laufender Arbeiten (z.B. Flußdiagramme) oder die Aufgaben besonderen Arbeitsgruppen und Projekte (z.B. Projektpläne). Auf dieser Ebene wird die Art und Weise definiert, in der die Arbeitsprozesse innerhalb der verschiedenen organisatorischen Bereiche (Ordnungsebene) ablaufen oder ablaufen sollen und welche Ergebnisse die verschiedene Bereiche ansteuern. Die Prozesse werden von Menschen ausgeführt, die in ihrer Rolle als MitarbeiterInnen oder Führungskräfte innerhalb der Organisation handeln. Dargestellt wird dies auf der Aktionsebene.

Auf der Aktionsebene sieht man die in ihrer Rolle innerhalb der Organisation tätigen Personen. In ihrem Zusammenwirken bilden sie gemeinsam die handelnde Organisation. Wir sehen hier die Gruppen selbst als Systeme und zwar als Subsysteme der Organisation, die sich selbst ihre Prozesse nach Regeln und Rahmenbedingungen steuern, die sie zum größten Teil von der Organisation übernehmen. Obwohl es so aussieht, als ob diese Ebene aus handelnden Menschen besteht, ist die Handlungsebene eben so abstrakt wie die System-, Ordnungs- und Prozessebenen. Sie besteht eigentlich aus Gruppen von Rollen mit bestimmten Kompetenzen und Pflichten, die von den beteiligten Menschen internalisiert und ausgeführt werden. Dargestellt wird der konkrete Mensch, zusammen mit seinen Werkzeugen auf der Ressourcenebene.

Auf der Ressourcenebene findet man die Menschen, die Gebäude, die Büros, das Material, die Werkzeugen, die Werkstätten, Papier, usw. dargestellt. Hier findet sich also die physikalisch vorhandene Infrastruktur, inkl. der konkreten biologischen Menschen mit allen ihren Bedürfnissen, Reaktionsmustern und Eigenarten. Für sich betrachtet ist diese Ebene eine unorganisierte Sammlung von Menschen und Gegenständen. Erst die Rollen und Verhaltensregeln der Aktionsebene schaffen eine Ordnung, die es den beteiligten Menschen erlaubt, gezielt als Organisation zu handeln.